God Jul, eller...?

Igår blev jag och Karin hastigt, men väldigt lustigt, inbjudna till ett möte där vi fick berätta lite mer om hur nya Insidan är uppbyggd. Människorna på mötet arbetar med kvalitetsledningssystem i andra verksamheter av landstinget än SLSO. Annika, som bjöd in oss på mötet, har jobbat med att utveckla SLSO:s miljöledningssystem och arbetar nu med att ta fram ett ledningssystem för hela verksamheten.

När jag började som projektledare i januari blev jag också medlem i Annikas projektgrupp samtidigt som hon givetvis ingick i Insidan 3.0:s projektgrupp. Vi har alltså under hela projekttiden arbetat tillsammans för att integrera ledningssystemet i Insidan. Annika har också varit väldigt drivande under hösten för att bygga upp den så viktiga ämnesstrukturen. En rak förlängning av det arbete som har lagts ner på ledningssystemets ämnesstruktur.

När vi utvecklade den gemensamma strukturen, som sedan de lokala redaktörerna ska lägga den lokala information, fanns det ingen direkt uttalat krav att det skulle stödja ledningssystemet, även om det fanns där indirekt. Men då jag vid ett tillfälle under hösten presenterade projektstatus för ledningsgruppen insåg jag att vi hade byggt ett utmärkt system som stödjer ett centralt ledningssystem med lokala rutiner och instruktioner.

Igår när vi träffade de ansvariga för andra kvalitetsledningssystem i landstinget blev det också uppenbart att vi har kommit väldigt långt och de andra verksamheterna blev ganska imponerade. På stående fot blev vi inbjudna av ett sjukhus att berätta mer och i morse ringde ett annat sjukhus och ville träffa oss. Mycket roligt och inspirerande.

Smolken i glädjebägaren är ändå att vi fortfarande väntar på besked om det fungerar med AD:t som vi hoppats på och att alla eventualiteter med det lokala och gemensamma innehållet ska fungera även i praktiken.

På tisdag är det absolut sista deadline. Är det inte klart då måste vi börja förbereda plan B.

Min fråga jag ställer mig nu är alltså: ska det bli en God Jul eller inte?

Tro inte att det är enkelt

Precis när man tror att ett väldigt lyckat projekt är på väg att avslutas uppstår givetvis problemen. Och inte vilka problem som helst.

Hela lösningen för det nya intranätet bygger på att användaren ska få tillgång till både lokal och gemensam information på samma webbsida oavsett var man befinner sig i ämnesstrukturen. Ungefär 120 verksamhetsenheter ska alltså uppleva att de har ett eget intranät trots att det är en gemensam ämnesstruktur och ett gemensamt innehåll.

För att användaren ska kunna identifieras utan att behöva logga in används Active Directory, AD, det vill säga samma log in som för Windows. När man har startat sin dator och loggat in och sedan öppnar Internet Explorer hamnar man direkt på sin lokala intranätsida.

I april gjordes en teknisk analys och det konstaterades då att SLSO har fyra AD-domäner och det då krävdes en speciallösning. EpiServer kan nämligen bara läsa mot ett AD. Under hela implementationsprojektet har vi levt i villfarelsen att det här ska vara löst och fungera. När vi sedan ska stänga projektet visar det sig att det inte alls fungerar.

Dessutom har det uppstått problem med synkningen av den gemensamma informationen till de lokala sajterna eller noderna. De lokala redaktörerna kan inte börja bygga upp sin lokala information utan att kunna se den gemensamma ämnesstrukturen och det gemensamma innehållet.

Vi har utbildat lite mer än hälften av alla redaktörer men de har ännu inte sett sina lokala sajter. De är väldigt sugna på att komma igång och många ligger på och undrar när det är klart. Ju längre tiden går desto mer tappar de sugen och förtroendet för projektet sjunker mer och mer.

Men det finns hopp. Igår hade vi ett telefonmöte med alla inblandade parter och försökte reda ut var problemet ligger. På fredag är det ett nytt möte och är det inte löst då är det dags att ta fram plan B. Än finns det hopp.

Snart slut på projektet Insidan 3.0

Senaste, och den sista, sprinten är testad och snart rättad. I slutet på veckan ska den installeras i produktionsmiljön. Nästa vecka är det sedan full fart med utbildningar hela veckan.

Samtidigt planerar vi acceptanstester för att kunna godkänna hela leveransen. I mitten på november räknar jag med att kunna leverera det färdiga projektet Insidan 3.0 till Stockholms Läns Sjukvårdsområdes Ledningsgrupp, som också har fungerat som styrgrupp. Det ska bli skönt.

Självklart återstår mycket jobb men då handlar det om att fylla den nya Insidan med innehåll och så snabbt det är möjligt att få användarna att börja använda sina lokala webbplatser. Hela utbildningsplanen där över 300 redaktörer ska utbildas till december går ut på att få dem att fylla på innehållet kopplat till det gemensamma innehållet.

Hela Insidan lämnas därmed över till en förvaltningsorganisation som än så länge finns på papperet men som ännu inte har någon budget eller bemanning. Beslut om förvaltningen hoppas jag tas i november.

Full fart framåt

Installationen och Insidan-anpassningen av paketlösningen i SLL:s webbhotell (EPiServer CMS5) är indelad i sju så kallade sprintar. Den sjätte pågår för fullt och den femte ska vara testad och klar senast på fredag. När den sjätte sprinten är testad och flyttad till produktionsmiljön är de viktigaste funktionerna på plats. I den sjunde sprinten ligger ändringar och sådant vi har kommit på efter hand eller som inte har hunnits med tidigare.

Under tiden som de sista installationerna görs har vi börjat med testutbildningar för redaktörer från verksamhetsstöden och på torsdag börjar utbildningen för de första pilotverksamheterna.

I den bästa av världar hade det varit bättre att vänta med utbildningarna till allting var installerat, testat och klart. Men eftersom det är många som ska utbildas och tillgången till utbildningslokaler är begränsade har vi valt att börja när installationen är tillräckligt klar.

Det viktigaste för redaktörerna är att förstå hur det nya ämnesstrukturen är uppbyggd och den förändring det innebär när de ligger in lokal eller gemensam information. Efter ett möte med ett av de centrala verksamhetsstöden tidigare idag inser vi att det lätt att förstå det i teorin men när det gäller hur det ska fungera i praktiken är det lätt att falla in i det ”gamla tänket”. Men med en öppen diskussion går det att komma framåt vilket vi också gjorde idag.

I morgon ska jag träffa vår expert på informationssäkerhet och gå igenom vilka instruktioner som ska gälla för användandet av Samarbetsytan. Farhågor finns för kränkningar men också vad som gäller för offentlighetsprincipen. Ska material som ligger i en Samarbetsyta jämställas med arbetsmaterial?

Spännande fortsättning följer.