Från 150 intranät till ett

Sedan Stockholms Läns Sjukvårdsområde bildades 1 april 2004 har intranätet sett ut på lite olika sätt. Först en ihopslagning av tre intranät från de tre sammanslagna verksamhetsområdena i en tillfällig lösning som hette Portalen rätt och slätt. Den ersattes av Insidan, som samlade verksamhet från 150 olika intranät i samma miljö, och som öppnade i januari 2005. Intranätet har sedan gjorts om några gånger och framförallt har förändringar gjorts efterhand. Med tiden har tekniska plattformen blivit alldeles för svåröverskådlig och instabil för att kunna rätta till buggar och andra problem. Många användare klagar också på att det är svårt att hitta information och sökmotorn är undermålig. Webbredaktörerna har långa svarstider och har för många val av exempelvis sidtyper. För att lösa många problem, och lite av att börja om från början, eller åtminstone backa tillbaka lite, arbetar vi nu på att sätta upp en helt ny teknisk plattform. Och sedan på det bygga en ny informationsstruktur och design baserad på verksamheternas behov. Fortfarande finns det också flera egna intranät i enskilda verksamheter som kan lockas till en ny bättre plattform. Som jag skrivit tidigare är webbredaktörerna nyckelpersoner för att intranätet ska fungera tillfredsställande oavsett teknisk plattform. Sedan en vecka har därför Karin Karlsson, som närmast kommer från Karolinska Universitetssjukhuset, börjat med att förstärka det nätverk av redaktörer som redan finns. Exakt hur det kommer att gå till har vi anledning att återkomma till. Till att börja med träffas ganska många redaktörer nu på fredag. Mer om det då.

Ny vecka - nya utmaningar

Vår samarbetspartner, webbyrån Creuna, har genomfört en intervjuserie med tolv personer från verksamheterna Norra Stockholms Psykiatri, Jakobsbergsgeriatriken och Fisksätra Vårdcentral. Syftet har varit att dels få en bild av hur verksamheten jobbar med Insidan idag, hur de vill att den ska fungera och förankra projektet. Denna vecka kommer de första intervjuerna att kompletteras med fyra ytterligare intervjuer; två läkare och två sjuksköterskor inom psykiatrin och primärvården. Creuna har också tagit fram en strategisk plattform som presenterades för styrgruppen den 2 feb. Plattformen bygger på en workshop som gjordes med styrgruppen i början på året. Nästa vecka träffas styrgruppen igen och då görs en slutlig diskussion för att sedan kunna fastställa den långsiktiga strategin för SLSO:s intranät. I grundplaneringen var det tänkt att styrgruppen skulle få en konceptöversikt presenterad för sig men på grund av förseningar med intervjuerna tar vi det preliminärt i annat forum. Det jag ser framemot mest denna vecka är att träffa cirka fyrtio webbredaktörer på fredag. Alla webbredaktörer är nyckelpersoner för att ett bra intranät ska bli det användbara och effektiva arbetsverktyg som många förväntar sig att det ska vara. På fredagens möte för de veta mer om hur långt vi har kommit i projektet och vad som förväntas komma ut av det. Det blir också viktigt att ta reda på redaktörernas förväntningar på det nya intranätet, både när det gäller tekniska förutsättningar och stöd i det dagliga arbetet.

Don't make me think

Ja, så drastisk är Steve Krug, guru inom användarvänlighet, om hur han vill att en webbsida ska vara. Han föregår med gott exempel i sin bok med samma titel: den är kort, lätt att läsa och täcker allt det viktigaste i ämnet. I morse var jag på ett seminarium arrangerad av kommunikationsföretaget Semantix där Lotta Sjölund, sakkunnig språkkonsult, pratade om informationsdesign. Hon gjorde ett litet test på oss åhörare för att illustrera hur mycket våra hjärnor klarar av att ta in. Vi fick se en bild med ca 30 ord som vi fick 15 sekunder på oss att memorera. Vi skrev sedan ner så många ord vi kom ihåg. Några få klarade nio-tio ord, ganska många sju till åtta och några klarade fem-sex ord. Med det ville Lotta bevisa att den så kallade indelningsgränsen ligger på sju plus minus två. Också något som används som riktlinje för gruppering av länkar eller rubrikerpå webbsidor. Hon menar också att vi först läser av etiketter, eller kategorier, när vi öppnar en sida och när vi sedan hittar det vi söker börjar vi läsa detaljer. Det ställer därför krav på att informationen ska vara kategoriserad, logiskt och tydligt strukturerad, visualiserad och ha ett konkret och enkelt språk. Språket ska också ha ett tydligt samband, vara konsekvent och innehålla rätt terminologi. Vad har då det här med SLSO:s nya intranät att göra? När vi nu gör om hela Insidan är det just de här sakerna vi måste tänka på. Inte bara den centrala strukturen utan all information som publiceras, både när det gäller innehåll och sammanhang. Vi måste göra det så enkelt som möjligt för användarna av Insidan att hitta rätt information så snabbt som möjligt. När man väl hittar informationen ska den vara kort, lätta att läsa och täcka allt det viktigaste i ämnet eller Don't make me think som Steve Krug skulle uttrycka det ;) Läs mer om Steve Krug på http://www.sensible.com/ En annan guru inom användbarhet eller användarvänlighet är Jacob Nielsen: http://www.useit.com

Insidan 3.0 - nytt intranät för en effektivare arbetsdag

I morse när jag satte ihop bilder för en presentation av projektet till en grupp webbredaktörer tyckte jag att titeln, Projekt Insidan 3.0, saknade något. Jag tyckte inte att det sade så mycket om projektet så jag lade till: Nytt intranät för en effektivare arbetsdag. I ett tidigt skede av projektet formulerades nämligen ett långsiktigt mål som lyder: Det nya Intranätet ska fungera som ett effektivt arbetsverktyg som underlättar det dagliga arbetet. Ett annat mål säger: Intranätet ska möjliggöra samverkan inom SLSO och den egna verksamheten. Bägge målen handlar om att effektivisera inhämtandet av information och kunskap. Om man får det genom traditionella webbsidor, från administrativa system eller från chattande arbetskollegor spelar ingen roll, det ska vara enkelt och effektivt med ett lättanvänt intranät. Grundförutsättningarna är en bra struktur som är lätt att förstå i kombination med ett bra sökverktyg som hittar i flera källor, inte bara på webbsidor. Med dagens smarta sökmotorer går det både snabbt att hitta det man söker och det är betydligt enklare än förut. Hur gick då presentationen? Jodå, det gick bra. Jag blir lika entusiastisk varje gång jag träffar webbredaktörer som varje dag gör ett hästjobb för att hålla intranätet levande. Utan er, inget intranät, oavsett hur fina tekniska lösningar vi har. Keep up the good spirit!