God Jul, eller...?

Igår blev jag och Karin hastigt, men väldigt lustigt, inbjudna till ett möte där vi fick berätta lite mer om hur nya Insidan är uppbyggd. Människorna på mötet arbetar med kvalitetsledningssystem i andra verksamheter av landstinget än SLSO. Annika, som bjöd in oss på mötet, har jobbat med att utveckla SLSO:s miljöledningssystem och arbetar nu med att ta fram ett ledningssystem för hela verksamheten.

När jag började som projektledare i januari blev jag också medlem i Annikas projektgrupp samtidigt som hon givetvis ingick i Insidan 3.0:s projektgrupp. Vi har alltså under hela projekttiden arbetat tillsammans för att integrera ledningssystemet i Insidan. Annika har också varit väldigt drivande under hösten för att bygga upp den så viktiga ämnesstrukturen. En rak förlängning av det arbete som har lagts ner på ledningssystemets ämnesstruktur.

När vi utvecklade den gemensamma strukturen, som sedan de lokala redaktörerna ska lägga den lokala information, fanns det ingen direkt uttalat krav att det skulle stödja ledningssystemet, även om det fanns där indirekt. Men då jag vid ett tillfälle under hösten presenterade projektstatus för ledningsgruppen insåg jag att vi hade byggt ett utmärkt system som stödjer ett centralt ledningssystem med lokala rutiner och instruktioner.

Igår när vi träffade de ansvariga för andra kvalitetsledningssystem i landstinget blev det också uppenbart att vi har kommit väldigt långt och de andra verksamheterna blev ganska imponerade. På stående fot blev vi inbjudna av ett sjukhus att berätta mer och i morse ringde ett annat sjukhus och ville träffa oss. Mycket roligt och inspirerande.

Smolken i glädjebägaren är ändå att vi fortfarande väntar på besked om det fungerar med AD:t som vi hoppats på och att alla eventualiteter med det lokala och gemensamma innehållet ska fungera även i praktiken.

På tisdag är det absolut sista deadline. Är det inte klart då måste vi börja förbereda plan B.

Min fråga jag ställer mig nu är alltså: ska det bli en God Jul eller inte?

Tro inte att det är enkelt

Precis när man tror att ett väldigt lyckat projekt är på väg att avslutas uppstår givetvis problemen. Och inte vilka problem som helst.

Hela lösningen för det nya intranätet bygger på att användaren ska få tillgång till både lokal och gemensam information på samma webbsida oavsett var man befinner sig i ämnesstrukturen. Ungefär 120 verksamhetsenheter ska alltså uppleva att de har ett eget intranät trots att det är en gemensam ämnesstruktur och ett gemensamt innehåll.

För att användaren ska kunna identifieras utan att behöva logga in används Active Directory, AD, det vill säga samma log in som för Windows. När man har startat sin dator och loggat in och sedan öppnar Internet Explorer hamnar man direkt på sin lokala intranätsida.

I april gjordes en teknisk analys och det konstaterades då att SLSO har fyra AD-domäner och det då krävdes en speciallösning. EpiServer kan nämligen bara läsa mot ett AD. Under hela implementationsprojektet har vi levt i villfarelsen att det här ska vara löst och fungera. När vi sedan ska stänga projektet visar det sig att det inte alls fungerar.

Dessutom har det uppstått problem med synkningen av den gemensamma informationen till de lokala sajterna eller noderna. De lokala redaktörerna kan inte börja bygga upp sin lokala information utan att kunna se den gemensamma ämnesstrukturen och det gemensamma innehållet.

Vi har utbildat lite mer än hälften av alla redaktörer men de har ännu inte sett sina lokala sajter. De är väldigt sugna på att komma igång och många ligger på och undrar när det är klart. Ju längre tiden går desto mer tappar de sugen och förtroendet för projektet sjunker mer och mer.

Men det finns hopp. Igår hade vi ett telefonmöte med alla inblandade parter och försökte reda ut var problemet ligger. På fredag är det ett nytt möte och är det inte löst då är det dags att ta fram plan B. Än finns det hopp.

Snart slut på projektet Insidan 3.0

Senaste, och den sista, sprinten är testad och snart rättad. I slutet på veckan ska den installeras i produktionsmiljön. Nästa vecka är det sedan full fart med utbildningar hela veckan.

Samtidigt planerar vi acceptanstester för att kunna godkänna hela leveransen. I mitten på november räknar jag med att kunna leverera det färdiga projektet Insidan 3.0 till Stockholms Läns Sjukvårdsområdes Ledningsgrupp, som också har fungerat som styrgrupp. Det ska bli skönt.

Självklart återstår mycket jobb men då handlar det om att fylla den nya Insidan med innehåll och så snabbt det är möjligt att få användarna att börja använda sina lokala webbplatser. Hela utbildningsplanen där över 300 redaktörer ska utbildas till december går ut på att få dem att fylla på innehållet kopplat till det gemensamma innehållet.

Hela Insidan lämnas därmed över till en förvaltningsorganisation som än så länge finns på papperet men som ännu inte har någon budget eller bemanning. Beslut om förvaltningen hoppas jag tas i november.

Full fart framåt

Installationen och Insidan-anpassningen av paketlösningen i SLL:s webbhotell (EPiServer CMS5) är indelad i sju så kallade sprintar. Den sjätte pågår för fullt och den femte ska vara testad och klar senast på fredag. När den sjätte sprinten är testad och flyttad till produktionsmiljön är de viktigaste funktionerna på plats. I den sjunde sprinten ligger ändringar och sådant vi har kommit på efter hand eller som inte har hunnits med tidigare.

Under tiden som de sista installationerna görs har vi börjat med testutbildningar för redaktörer från verksamhetsstöden och på torsdag börjar utbildningen för de första pilotverksamheterna.

I den bästa av världar hade det varit bättre att vänta med utbildningarna till allting var installerat, testat och klart. Men eftersom det är många som ska utbildas och tillgången till utbildningslokaler är begränsade har vi valt att börja när installationen är tillräckligt klar.

Det viktigaste för redaktörerna är att förstå hur det nya ämnesstrukturen är uppbyggd och den förändring det innebär när de ligger in lokal eller gemensam information. Efter ett möte med ett av de centrala verksamhetsstöden tidigare idag inser vi att det lätt att förstå det i teorin men när det gäller hur det ska fungera i praktiken är det lätt att falla in i det ”gamla tänket”. Men med en öppen diskussion går det att komma framåt vilket vi också gjorde idag.

I morgon ska jag träffa vår expert på informationssäkerhet och gå igenom vilka instruktioner som ska gälla för användandet av Samarbetsytan. Farhågor finns för kränkningar men också vad som gäller för offentlighetsprincipen. Ska material som ligger i en Samarbetsyta jämställas med arbetsmaterial?

Spännande fortsättning följer.

Snart dags för utbildning

I går träffade vi webbredaktörerna för första gången efter sommaren. Det är då man inser hur mycket som har hänt sedan sist. Nu kunde vi visa hur sajten ser ut, hur navigeringsstrukturen är uppbyggd och hur det ska fungera med varje resultatenhets egna sidor. Det blev bra diskussioner och de flesta verkar förstå hur det är uppbyggt.

En nyhet är det som EPiServer kallar arbetsrum och det vi valt att kalla Samarbetsrum. Till en början fanns det visst tvivel mot hur de kan användas.

– Är det som Facebook ungefär, sa någon med stark misstro i rösten. Undrar vad det beror på?

Efterhand blev det mer och mer positivt och det kom några bra förslag på olika användningsområden.

Hursomhelst slutade mötet med att vi fick spontana applåder vilket ju kändes väldigt kul. Nu är det snart leverans och då är det upp till bevis.

Utbildningsplanen för redaktörerna är klar och testutbildningar startar nästa vecka. Det är framförallt redaktörerna för verksamhetsstöden som börjar och lägger in information i den nya strukturen. Det mesta av den informationen är det som vi kallar gemensamt och är därför en viktig grund för de lokala redaktörerna att sedan lägga på sin information.

Under två månaders tid ska sedan cirka 250 redaktörer utbildas i det nya publiceringsverktyget. De flesta är vana användare av den förra versionen så fokus i utbildningen ligger snarare att förstå strukturen och börja lägga upp sin information under handledning. På så sätt bygger de sina lokal sidor direkt i utbildningen, en utbildningsmetod man inte använt sig av tidigare.

Kritisk fas

I implementationsfasen av projektet har vi gått in i en agil projektmetod. Fasen är indelad i sex sprintar och vi gick igenom den tredje igår.

SLSO är kravställare, Extrude utvecklar i den befintliga så kallade paketlösningen och Creuna är testledare. Allt dokumenteras noggrant i ett ärendehanteringssystem som alla har tillgång till.

Men är det väldigt viktigt att vi också träffas och går igenom varje sprintleverans ordentligt så det inte uppstår några missförstånd. De närmaste tre sprintarna blir väldigt avgörande om vi kan hålla den väldigt aggressiva tidsplan för utbildningar som vi satt upp.

Eftersom vi har haft lite förseningar när det gäller AD:t så kan det ställa till problem men vi tror och hoppas att vi ska få det att fungera och även de beroenden som är runt AD:t.

Hela strategiarbetet och förankringen under våren har varit väldigt lyckosam men att föra över det till konkreta tillämpningar är en annan sak. Det är intressant att se vad många nya detaljer man ska lösa när det blir konkret.

Ju mer vi löser alla dessa detaljer desto mer är jag övertygad om att det är blir en väldigt bra lösning som ger bästa möjliga förutsättningar till ett riktigt bra intranät.

Spännande vecka

Vi har haft problem med att få kopplingen till AD:t att fungera till Episervers externa miljö. Igår eftermiddag fick jag äntligen besked att det fungerar och vi kan göra AD-kopplingarna mot de lokala sidorna.

Strukturarbetet är inne i en intensiv fas och på tisdag kan vi förhoppningsvis ta ett beslut på vad Nivå 1 och 2 ska innehålla. Under september ska sedan den centrala administrationen att lägga in den gemensamma informationen. Jag räknar med att det blir mindre justeringar av strukturen då. I mitten av september ska sedan pilotverksamheterna börja utbildas och lägga in sin lokala information och eventuellt komplettera den gemensamma strukturen med lokala rubriker (framförallt Nivå 3 och 4).

På tisdag träffas strategigruppen fö första gången efter sommaren. De får mycket information om vad som är på gång men framförallt har vi stora förhoppningar att för första gången kunna visa hela designen i en webbmiljö.

Förvaltningsplanen börjar bli tydligare och tydligare men det återstår väldigt mycket förankringsarbete och insamling av fakta. Det behöver inte tas något beslut ännu men det handlar framförallt att börja resursplanera inför nästa års budgetarbete som pågår just nu.

Det händer mycket på många olika fronter just nu och projektet är inne i ett både intensivt och roligt skede. Och än så länge går allting enligt planerna.

Nu börjar allvaret

Webbhotellets testmiljö för den nya Insidan är på plats. Nu ska AD:t integreras så att det går att skilja den lokala informationen från den gemensamma. Kommer det att fungera som det är tänkt?

Denna vecka omstartar också arbetet med informationsstrukturen.

Dessutom behöver vi ta fram en organisation för hur de olika delarna ska förvaltas. Normalt gör olika delar av SLSO sin del, nu måste vi samordna det i gemensam organisation. Kärnan i en sådan organisation kan vara det gemensamma ärendehanteringssystemet. Även det arbetet sätter igång denna vecka.

Nästa vecka träffas projektgruppen för att gå igenom vad de centrala verksamhetsstöden ska bidra med i det gemensamma innehållet.

Det är många pusselbitar som ska på plats för att vi ska få det nya effektivare intranätet som vi har sett fram emot så länge.

Äntligen

Säkert har många sjungit i ”de bara förbereder sig - reder sig, de bara förbereder sig” i den gångna midsommarhelgen. Och så har det känts även i det här projektet. Efter månader av förberedelser och förankring är det nu äntligen dags att göra den tekniska implementationen.

I grunden använder vi den paketlösning som landstingets (SLL) webbhotell har utvecklat. Paketlösningen är gjord i EPiServer CMS5 för externa i webbsajter. Eftersom sjukvårdsområdets (SLSO) intranät har en del funktioner som inte finns i paketlösningen har vi valt hosting för att kunna utveckla egna tillämpningar. Extrude, som har varit med och utvecklat webbhotellet, är också de som ska göra implementeringen tillsammans med Creuna som vi har arbetat med under hela våren.

Under sommaren ska den nya miljön sättas upp, testfall beskrivas och framförallt den väldigt viktiga AD-integreringen (Active Directory) göras. En av de nya funktionerna är att lokal och gemensam information presenteras tillsammans på samma sida och i samma struktur. När medarbetaren loggar in på sin dator och sedan öppnar sin webbläsare har identifieringen redan gjorts i AD-katalogen. Det innebär att startsidan ser medarbetaren som en lokal sida från sin enhet. Nyheterna som ligger överst kommer från den lokala redaktören. Längre ner på sidan kan man se gemensamma nyheter från vårdgrenen och från SLSO. Så är det idag också även om den tekniska lösningen är betydligt mer komplicerad och knölig att förvalta. Genomgående i sajten samsas lokal och gemensam information på samma sida, eller i exempelvis kalendern. Finns det ingen lokal information presenteras bara den gemensamma. Medarbetaren får också hjälp av redaktören och sökmotorn med relaterade länkar och taggar för att kunna söka sig vidare.

När vi har träffat olika grupper för att förankra lösningen har det genomgående varit väldigt positivt. Redaktörerna har insett att den gemensamma strukturen är nödvändig och vi har uppfattat det som att inställningen varit försiktigt positiv.

Den tekniska implementationen ska vara klar någon gång i slutet på augusti. Direkt efter semestern sätter vi igång med arbetet av informationsstrukturen. I början/mitten på september ska sedan de första redaktörerna från pilotverksamheterna och verksamhetsstöd utbildas och börja lägga upp information i den nya sajten. Ungefär samtidigt blir en betaversion synlig i den nuvarande Insidan så att alla intresserade medarbetare kan följa arbetet.

Intensivt arbete pågår

En intensiv period med möten med Ledningsgruppen, pilotverksamheternas verksamhetschefer och redaktörer, projektgruppen, referensgruppen och de fackliga organisationerna är snart över.

Och allting ser väldigt bra ut just nu. Grunddesignen är spikad och prototypen känns väldigt bra. Informationsstrukturen har vi börjat jobba med och den känns bra men jag inser och också att det kommer att bli väldigt knepigt och få alla att enas kring en enkel och funktionell struktur.

Det enda som inte är på plats är den tekniska miljön. Vi har bestämt vad men inte hur. Även om överföringen av design, prototyp och struktur kan ske tidigast i slutet av juni så är det ändå viktigt att få miljön på plats för att kunna börja arbeta med den.

Webbhotellets styrgrupp (en grupp inom Landstingsstyrelsens förvaltning/SLL Kommunikation) har ett möte i morgon fredag för att formellt besluta om att vi kan använda paketlösningen i webbhotellet och modifiera den efter våra behov. Någon gång i nästa vecka bör vi alltså ha miljön på plats.

Prototypen

Strategin är lagd, konceptet genomgånget, förankringsgrupperna inbokade. Nu fattas bara Prototypen.

Jonas, Creunas informationsarkitekt, jobbar intensivt med att ta fram en klickbar prototyp så att vi på Kommunikation och framförallt alla förankringsgrupper ska kunna tycka till om hur vi vill ha det framtida intranätet. Parallellt arbetar Vanja med att skissa på en design och Anders, systemarkitekt, har redan presenterat en teknisk förstudie som ska se till att alla finesser även fungerar i verkligheten.

Den närmaste veckan blir intensiv med åtskilliga kommentarer och åtgärder för att finslipa Prototypen så mycket som möjligt. För nästa fredag träffas Projektgruppen för att ha en workshop och gå igenom framförallt navigeringsstrukturen.

Sedan ska Pilotverksamheterna hinna titta och känna på Prototypen i slutet på maj innan Referensgruppen gör det stora testet i början på juni. Under tiden förbereds den tekniska implementationen så att så fort som Prototypen är godkänd kan installationen påbörjas.

Det är i grova drag planen för att förankra det nya intranätet innan vi släpper på alla 340 webbredaktörer i höst för att fylla det med innehåll.

Nu startar förankringen

Delprojektledare Karin Karlsson och projektledare Jan-Erik Larsson utanför SLSO.

Det har varit lite tyst på bloggen ett tag. Vi har varit inne i en intensiv planeringsfas för att förankra nästa fas av projektet, prototypen. För att det ska bli så bred förankring som möjligt har vi omorganiserat projektet en aning.

Ett projekt har alltid en styrgrupp och för det mesta också en referensgrupp och så även detta projekt. Men eftersom resultatet av projektet, ett nytt effektivare intranät, berör väldigt många i en organisation med 12 000 anställda är det ännu viktigare att så många som möjligt får tycka till om prototypen.

Den tidigare styrgruppen möbleras om lite grann och blir en strategigrupp med verksamhetschefer från vårdgrenarna och de tre pilotverksamheterna. Strategigruppen ska ställa krav på funktionalitet och ge förslag på beslut.

SLSO:s ledningsgrupp blir styrgrupp och där ingår sedan tidigare sjukvårdsdirektören Mikael Ohrling, biträdande sjukvårdsdirektör Lisbet Nord, personaldirektör Annika Blomgren och chefsläkare Stefan Kallström Jansson som alla ingick i den styrgrupp som nu blir strategigrupp. Sammanlagt är det 15 medlemmar i ledningsgruppen där även projektägaren tillika informationschefen Hanna Ahonen ingår.

Projektledare Jan-Erik Larsson har även en projektgrupp med representanter från de olika verksamhetsstöden till sitt förfogande. Gruppens uppgift är ta fram material till projektet utifrån fattade beslut. Projektgruppen träffas från och med nu varannan vecka fram till beslut om prototyp och design vilken beräknas tas i mitten av juni.

Två referensgrupper ska också säga sitt och få testa prototypen ordentligt. Den ena gruppen består av cirka 50 webbredaktörer och den andra av personer som intervjuats från pilotverksamheterna och personer som anmält ett frivilligt intresse. Delprojektledare Karin Karlsson ansvarar för dessa grupper.

Förutom dessa grupper ska även verksamhetschefer från de tre vårdgrenarna informeras om projektets detaljer under maj och juni. De har tidigare fått en övergripande information om projektets inriktning.

De närmaste sex veckorna kommer Creunas informationsarkitekt, systemarkitekt och designer mejsla fram den intranätprototyp som sedan 360 webbredaktörer inom SLSO ska fylla med innehåll under hösten för att göra dagen mer effektiv för sina kollegor.

May your friends be with you

Medan vi i Projekt Insidan 3.0 svettas med att ta fram en hållbar teknisk arkitektur och design för det nya intranätet händer det saker på mobil- och datormarknaden. Marknaden gör allt för att tillfredsställa behovet av att ständigt vara uppkopplad och ha tillgång inte bara till information utan även till sina vänner och andra som man känner.

För ett par år sedan fick sociala media ett genomslag med bland annat Facebook och Myspace, att telefonera och messa sina vänner var inte längre tillräckligt. I min nya iPhone, som jag köpte häromdagen, finns det självklart ett program som gör att jag har direktkoppling till Facebook. Jag behöver alltså aldrig oroa mig för att missa vad mina vänner gör.

Nu finns det tusentals små program som gör livet lättare att leva och som man inte förstår hur man klarat sig utan. Ett sådant program är en gps-mottagare där jag kan följa min färd på en karta eller bara se vilken fart och höjd jag har och hur lång sträcka jag tillryggalagt. En cool grej är att jag kan ta kort med iPhones kamera som automatiskt länkas till den plats jag tog kortet. Till nytta eller bara en kul grej?

Det finns förstås vänner som gärna kommenterar min iPhone med: jaha, har du skaffat dig en ny leksak? Mest kvinnor av någon anledning. Och jag kan förstå dem. Framförallt när jag visar Ferrari-spelet där man styr bilen genom att vicka och vrida på iPhonen. När jag också visar Starwars-programmet med ljud och berömda citat från figurerna i filmerna så blir det roade på samma sätt som min sjuåriga son.

När man bygger ett intranät handlar det hela tiden att fokus på nytta och effektivitet men genom att titta på roliga tillämpningar kan det ge idéer till nyttigheter som vi inte tänkt på. Bara för att det är till nytta behöver det ju inte vara tråkigt.

För sisädär tio år sen tyckte jag att vi på det företaget jag jobbade på skulle göra ett Playstation-gränssnitt till ekonomisystemet SAP. Dels för att väcka tanken att framtidens medarbetare kanske inte är uppväxta med en PC, och dels för att tänja på gränserna för vad som möjligt. Eftersom jag inte riktigt togs på allvar så ligger jag lågt med de tankarna idag, även om jag fortfarande tycker att det skulle var roligt.

Idag skulle jag nog föreslå ett litet program i iPhone istället.

May the force be with you

Tillbaka till framtiden

Nu var det ett tag sedan jag skrev i bloggen. Och det beror helt enkelt på att jag fick ett litet uppdrag att berätta om Internet och dess möjligheter för nya chefer inom SLSO. Jag drogs fullständigt ner i gamla historier och bilder från förr. Effektiv tid har det väl tagit mig en arbetsdag att ta fram materialet även om det har tagit längre kalendertid. Jag undrar i mitt stilla sinne, för det första hur jag hade gjort, och framförallt hur lång tid det hade tagit, om jag hade gjort researchen utan Google och Wikipedia.Min berättelse börjar redan 1928 med den första TV-sändningen och går över det första mobiltelefonisystemet 1956, första bemannade månlandningen 1969, GPS 1994 osv. Och vad har det nu med Internet att göra som har sina rötter från ARPANET 1971? Min tes är nämligen att allt går ihop i Internet och dess tillämpningar: TV, mobiltelefoni, spelkonsoler, GPS och datorer.

Min och min förresten, idag är det en vedertagen sanning som jag själv hörde talas om i slutet på nittitalet när jag arbetade på Ericsson.

Sedan tio, femton år har idén att ha tillgång till information och att kunna kommunicera var som helst, när som helst, varit en vision. Idag är det i högsta grad möjligt. I de nya mobiltelefonerna, och där jag anser att iPhone är den som tänjer på gränserna mest av alla, går allt ihop i en liten pryl som dessutom är väldigt lätt att använda. Användarvänlighet är ett nyckelbegrepp för att användandet av Internet utvecklats exponentiellt.

Vi kan se det i den vanliga persondatorn också, det var först när det grafiska gränssnittet anlände1984, med den första Macintoshen, som datorn blev användbar för var och en. Ytterligare ett kliv i tillgänglighet togs i mitten av nittiotalet, med det som vi idag kallar Internet, vars kombination av enkel tillgång till massor av nyttigheter som bank, försäkring, prisjämförelser, skattedeklarationer, sökningar m.m. och förhållandevis enkla gränssnitt.

När Tomas Watson, IBM:s ordförande 1943, sade: ”Jag tror att det finns en marknad i världen för kanske fem datorer” gjorde han det utifrån vad han och andra visste då. Den första datorn, ENIAC (bilden), kom exempelvis inte förrän 1946. Att sia om framtiden är idag betydligt lättare eftersom vi har tillgång till betydligt mer information, få nyheter om utvecklingen undgår oss. Ändå är det svårt att blicka tio, femton år framåt. Jag tror att vi kommer att se tillämpningar av kombinationer av tekniker som vi inte har varit i närheten av och som vi kommer att ha stor nytta av eller helt enkelt bara tycker är kul.

Var kommer SLSO:s nya intranät in i hela den här utvecklingen? Det gäller att inte bygga in sig i en lösning som låser oss för mycket. Att göra nästa version av intranätet så flexibelt att det ganska enkelt går att lägga till kopplingar till andra system, nya tekniker och nya prylar. På pappret går det, frågan är om det går i praktiken. Om ett par månader har vi det första svaret.

Vården i sociala media

En intressant tanke är att göra ett intranät till en levande nätgemenskap. Några organisationer har redan gjort det fullt ut, Kungälvs kommun exempelvis. Några har börjat och gett medarbetarna möjligheten.

Men finns det konkreta exempel på hur sociala media används inom sjukvården idag? Ett exempel som jag hittade i Dagens Medicin handlar om kirurger på Henry Fords Hospital i Detroit skriver operationsloggar i det sociala mediet Twitter. De lägger också upp operationsbilder på YouTube. Senast kunde man följa en hjärnoperation (craniotomy) den 18 mars.

Ett annat exempel, också från Dagens Medicin, använder visserligen inte sociala media men handlar om ett internetbaserat program kan hjälpa människor med sömnproblem. Programmet har tagits fram av Apoteket AB och kallas Sömnhjälpen. Över 1500 människor har hittills använt programmet som bygger på kognitiv beteendeterapi.

Även Stockholms Läns Landsting har en enhet som heter Internetpsykiatri som också använder sig av kognitiv beteendeterapi via Internet. Behandlingen består av textmaterial och övningar att göra på egen hand hemma. Ungefär en gång i veckan har man uppföljande kontakt, via e-post, med erfarna behandlare.

Tipsa gärna om fler exempel på hur sjukvården använder framförallt sociala media.

Sökning i förändring

När jag skulle börja skriva den här artikeln om sökmetodik gjorde jag lite efterforskning på Internet för att ha som underlag. Jag höll då på att hamna i en oändlig sökkedja och komma in på mer och mer detaljer. Visserligen väldigt givande och roligt men någonstans måste man sätta stopp. Så här kommer en kort sammanfattning.

Förutsättningarna för sökning på nätet förändras mycket snabbt. Nya söktjänster tillkommer samtidigt som gamla etablerade tjänster förändras. Sökning på nätet kräver också alltmera förmåga att välja rätt sökresurs för en specifik fråga eller uppgift. Stor vikt läggs idag även vid en ur källkritisk synvinkel optimal användning av söktjänsterna.

Man pratar om informationskompetens som är en färdighet att kunna hitta och utnyttja den information man behöver. Något som jag verkligen blev varse när jag sökte efter information om sökning.

En utveckling av definitionen av informationskompetens säger att man ska kunna veta när man behöver information eller kunskap och kunna hitta, dvs identifiera ett eget informationsbehov och definiera en frågeställning, inventera de egna kunskaperna, samla in och sammanställa information, kritisk granska, bearbeta och utnyttja den på ett effektivt sätt samt kunna presentera på ett lämpligt sätt.

Gör man en sökning på ordet sökmetodik hamnar man på universitetens sidor där de ”gamla” metoderna beskrivs: boolesk sökning (OCH, ELLER osv), trunkering (land*) och frassökning (”den populäraste bilen”). Sökmetodik är att utvidga och begränsa sin sökning på olika sätt.

De nya sökmetoderna hjälper användaren i högre grad med bland annat etikettmoln, filtrering, kategorisering och viktning.

Ett taggmoln, etikettmoln eller sökmoln är en grafisk representation av hur ofta ett nyckelord förekommer på en webbplats. De populäraste nyckelorden är större, i en annan färg eller typsnitt än övriga. Taggmoln är behjälpliga i att sammanfatta innehållet i en webbplats.

Sökmolnet, se förra inlägget, tangerar en annan användbar funktion nämligen förslag. Börjar man skriva på ett ord hjälper sökmotorn till att snabbt fylla på med förslag på ord eller kombinationer. En utvecklad sådan funktion finns på prisjakt.nu som är enormt snabb och behjälplig.

När man har skrivit in ett ord och gjort sin sökning kan sökmotorn presentera informationen i olika kategorier, det kan vara filformat, nyheter, lediga jobb, organisation istället för att få alla resultat i en lång osorterad lista.

Andra sökfunktioner kan vara filtrering där sökmotorn ger förslag på närliggande ord som man kan gå vidare med. Viktning där viktigare information lyfts fram högre i sökresultatet. Man kan också lyfta fram senaste sökordet för att underlätta vid återkommande frågor.

I den nya Insidan kommer vi givetvis att titta på de nya sökmetoderna och välja en sökmotor som stödjer dem. Men för att sökmotorn ska fungera optimalt behöver informationen som publiceras etiketteras eller taggas på ett smart sätt. Alla användare av Insidan kan också hjälpa till att kategorisera och vikta information.

På Internet pratar man om sökoptimering för att webbplatser, produkter, ämnen ska komma så högt upp som möjligt i de stora sökmotorerna som Google och Yahoo. Samma gäller för intranätet även om man har ett annat syfte. Men det är ett annat ämne och minst lika stort som sökmetodik.

Källor:
Wikipedia
Högskolan i Kalmar
Bibliotekshögskolan i Borås
Idrottshögskolans bibliotek
IT-pedagogen i Umeå
Creuna

Världens snyggaste sökmoln

Intranätet som levande nätgemenskap

Efter två dagars ständigt upprepande av att communities och samverkan mellan användare på Internet är det svårt att inte påverkas. Det framtida Internet är helt styrt av användarna om man skulle drista sig att sammanfatta vad inte bara många föreläsare predikade. Även trenden inom internetvärlden i stort tyder på det.

Arrangören av de två dagarna heter EPiServer, en av de största leverantörerna av publiceringsplattformar i Sverige, och även leverantör till både SLL och SLSO. En publiceringsplattform stödjer en organisation med många redaktörer, i SLSO:s fall 350-400 ungefär, som har behörighet att lägga upp information på fördefinierade sidor. I en community, eller nätgemenskap som det kan kallas på svenska, är det användarna och medarbetarna som kan lägga upp information, diskussioner, bloggar, frågor, bilder, videos m.m. för att få respons från andra. De mest kända i Internet-världen är bland annat Facebook, LinkedIn, YouTube, Twitter, Blogger, Flickr och i Sverige bland annat Bilddagboken, Resdagboken.

Min fråga som jag ställt de senaste tio åren och som jag inte fick något svar på nu heller är: hur kan man skapa en levande nätgemenskap innanför brandväggen, det vill säga på ett intranät? En av föreläsarna hävdade att i framtiden är inte ett företag eller organisation uppdelat i en Internet-del och en intranät-del utan att allt har växt ihop i ett gemensamt ”eko-system”. Dit är det långt tror jag. En del nyare företag och organisationer med nya affärsidéer kommer vara föregångare men för de ”gamla” tar det betydligt längre tid.

För att göra det tydligare och inte blanda ihop begreppen skulle jag vilja göra en grov indelning av information på ett intranät i fyra delar:

1. Styrande information: auktoriserad, beslutad information (ev. också ISO-certifierad). Exempel: visioner, strategier, riktlinjer, policies, instruktioner. Lagras i dokumenthanteringssystem. DMS, Document Management System.

2. Redigerad information: godkänd, strukturerad information. Exempel: organisationsnyheter, meddelanden, notiser, information, fakta. Lagras i publiceringssystemet. CMS, Content Management System.

3. Ostrukturerad information: personliga arbetsrelaterade tankar, åsikter, frågor, idéer, dialoger. Exempel: frågor och svar, diskussionsforum, projektrum, bloggar, wikis. Lagras i system för nätgemenskaper. UGC, User Generated Content.

4. Data: godkänd data som lagras i databaser. Exempel: ekonomisystemet, personregister, register, bildbank. Lagras i databaser. ERP, Enterprise Resource Planning.

I ett väl fungerande intranät finns alla typer av information och data lagrade på olika ställen men åtkomligt från en strukturerad navigering eller från samma gemensamma sökmotor. Och genom att hela tiden ha möjlighet att dela information och kunskap med andra, oavsett var man befinner sig på intranätet, är förutsättningarna goda att göra hela intranätet till en stor nätgemenskap. Kan Projekt Insidan 3.0 bidra med att komma en bit på vägen för att nå dit, har vi kommit väldigt långt.

Veckans tema: EPiServer

SLSO:s intranät Insidan använder idag en väldigt egenutvecklad version av EPiServer av version 4. En del av projekt Insidan 3.0 handlar om att byta publiceringsverktyg till EPiServer CMS 5. CMS står för Content Management System. Hur det ska gå till och vem som ska sköta drift och förvaltning är ännu inte bestämt. Men imorgon tisdag startar två inspirerande EPiServer-dagar med genomgång av det allra senaste inom området. Två dagar fullspäckade med intressanta föreläsare både från EPiServer själva men också konsultbolag, kunder och enskilda specialister. Jag återkommer med en fyllig rapport om dagarna i slutet på veckan och lite funderingar kring vad SLSO kan ta med i projektet.

Idag ska vi träffa vår webbyrå Creuna för att gå igenom ett utkast till konceptöversikt. Mycket av det som de kommer att presentera är givetvis beroende på hur vi sätter upp vår CMS-miljö, det avgör väldigt mycket vad som är möjligt att göra, eller inte göra.

I förra veckan hade jag möjlighet att presentera projektet för alla verksamhetschefer inom psykiatrin. I morgon ska göra samma presentation på cirka 10 min för alla verksamhetschefer inom primärvården och på onsdag är det dags för geriatriken och ASIH. Måndag om en vecka är sista presentationen i den här vändan och då blir det SLSO:s ledningsgrupp. Därmed har alla verksamhetschefer inom SLSO fått en översikt över projektet. I maj räknar jag med att göra samma vända när vi har ett färdigt koncept att presentera.

Det är alltså mycket som händer denna vecka och jag återkommer på torsdag och fredag med en fyllig rapport.

Snabbare, bättre och enklare

Andra halvan av förra veckans webbredaktörsträff ägnades åt diskussioner i mindre grupper. Några frågeställningar var:

• Vad har ni för förväntningar på det nya intranätet?
• Förslag på förändringar i strukturen som ni saknar idag eller som ni tycker borde förbättras.
• Om ni fick välja fritt, vilka funktioner skulle ni vilja ha på det nya intranätet?

Precis som jag skrev om i det förra blogginlägget så vill redaktörerna ha snabbare, bättre och enklare bild- och dokumenthantering och sökfunktion. Förbättrad struktur och menysystem, där dels en fast struktur ska gå att välja, men också att användaren ska kunna välja struktur beroende på yrkesroll och behörighet. Men de vill också ha sådana funktioner som att välja olika textstorlek, färre och bättre val av sidmallar, bättre kalenderfunktion och chatforum. På frågan vad har ni för förväntningar på VS Kommunikation svarade gruppen information, tydlighet och struktur, support när det behövs och att vi ska vara lyhörda, praktiska och konkreta. Täta workshops och tid att lägga över informationen när det är dags att byta från gamla till nya Insidan. Sist men inte minst att vi ska hålla projektets tidplan. Önskemålen och förväntningarna sammanfaller i mångt och mycket med de som vi själva har som arbetar med projektet. Det är också en trovärdighetsfråga, gör vi en sådan här omfattande omgörning av Insidan är det viktigt att det inte drar ut på tiden och att det blir bra. Vi har varken tid eller råd att göra om igen om det, mot förmodan, inte blir bra. Så jag lovar, jag ska göra allt vad som står i min makt för att göra nya Insidan precis så bra som alla förväntar sig, och helst lite bättre.

Lyckad träff med webbredaktörena

I fredags träffade jag, Ulrika Edlund och Karin Karlsson från verksamhetsstöd Kommunikation 50 webbredaktörer från hela SLSO:s verksamhet. Det blev intressanta frågor och diskussioner när jag presenterade projektet som ska ge oss nya Insidan. Många av frågorna handlar om det som inte är så bra idag och som vi räknar med att rätta till i det nya intränätet: sökfunktionen, dokumenthantering, publiceringsverktyget bland annat. Men också hur den gamla informationen ska flyttas över i det nya systemet. Exakt hur vi kommer att lösa alla förväntningar och önskemål vet vi inte riktigt ännu eftersom det saknas några viktiga förutsättningar men det är viktigt att lösa det för att projektet ska bli trovärdigt.

Karin, som ska arbeta med utveckla nätverket av redaktörer, lockade fram mera diskussioner i mindre grupper. I morgon ska vi sammanställa dem och jag återkommer senare i veckan med vad som kom ut av samtalen.

Mötet i fredags fick oss också att redan nu börja fundera på hur utbildning och överföring av information ska gå till i pilotverksamheterna och så småningom i alla verksamheter. Tre tillfällen i maj är bokade för pilotverksamheterna och sedan fortsätter vi i september och fortsätter hela hösten. Nästa möte för webbredaktörerna är planerad till 8 maj.

Från 150 intranät till ett

Sedan Stockholms Läns Sjukvårdsområde bildades 1 april 2004 har intranätet sett ut på lite olika sätt. Först en ihopslagning av tre intranät från de tre sammanslagna verksamhetsområdena i en tillfällig lösning som hette Portalen rätt och slätt. Den ersattes av Insidan, som samlade verksamhet från 150 olika intranät i samma miljö, och som öppnade i januari 2005. Intranätet har sedan gjorts om några gånger och framförallt har förändringar gjorts efterhand. Med tiden har tekniska plattformen blivit alldeles för svåröverskådlig och instabil för att kunna rätta till buggar och andra problem. Många användare klagar också på att det är svårt att hitta information och sökmotorn är undermålig. Webbredaktörerna har långa svarstider och har för många val av exempelvis sidtyper. För att lösa många problem, och lite av att börja om från början, eller åtminstone backa tillbaka lite, arbetar vi nu på att sätta upp en helt ny teknisk plattform. Och sedan på det bygga en ny informationsstruktur och design baserad på verksamheternas behov. Fortfarande finns det också flera egna intranät i enskilda verksamheter som kan lockas till en ny bättre plattform. Som jag skrivit tidigare är webbredaktörerna nyckelpersoner för att intranätet ska fungera tillfredsställande oavsett teknisk plattform. Sedan en vecka har därför Karin Karlsson, som närmast kommer från Karolinska Universitetssjukhuset, börjat med att förstärka det nätverk av redaktörer som redan finns. Exakt hur det kommer att gå till har vi anledning att återkomma till. Till att börja med träffas ganska många redaktörer nu på fredag. Mer om det då.

Ny vecka - nya utmaningar

Vår samarbetspartner, webbyrån Creuna, har genomfört en intervjuserie med tolv personer från verksamheterna Norra Stockholms Psykiatri, Jakobsbergsgeriatriken och Fisksätra Vårdcentral. Syftet har varit att dels få en bild av hur verksamheten jobbar med Insidan idag, hur de vill att den ska fungera och förankra projektet. Denna vecka kommer de första intervjuerna att kompletteras med fyra ytterligare intervjuer; två läkare och två sjuksköterskor inom psykiatrin och primärvården. Creuna har också tagit fram en strategisk plattform som presenterades för styrgruppen den 2 feb. Plattformen bygger på en workshop som gjordes med styrgruppen i början på året. Nästa vecka träffas styrgruppen igen och då görs en slutlig diskussion för att sedan kunna fastställa den långsiktiga strategin för SLSO:s intranät. I grundplaneringen var det tänkt att styrgruppen skulle få en konceptöversikt presenterad för sig men på grund av förseningar med intervjuerna tar vi det preliminärt i annat forum. Det jag ser framemot mest denna vecka är att träffa cirka fyrtio webbredaktörer på fredag. Alla webbredaktörer är nyckelpersoner för att ett bra intranät ska bli det användbara och effektiva arbetsverktyg som många förväntar sig att det ska vara. På fredagens möte för de veta mer om hur långt vi har kommit i projektet och vad som förväntas komma ut av det. Det blir också viktigt att ta reda på redaktörernas förväntningar på det nya intranätet, både när det gäller tekniska förutsättningar och stöd i det dagliga arbetet.

Don't make me think

Ja, så drastisk är Steve Krug, guru inom användarvänlighet, om hur han vill att en webbsida ska vara. Han föregår med gott exempel i sin bok med samma titel: den är kort, lätt att läsa och täcker allt det viktigaste i ämnet. I morse var jag på ett seminarium arrangerad av kommunikationsföretaget Semantix där Lotta Sjölund, sakkunnig språkkonsult, pratade om informationsdesign. Hon gjorde ett litet test på oss åhörare för att illustrera hur mycket våra hjärnor klarar av att ta in. Vi fick se en bild med ca 30 ord som vi fick 15 sekunder på oss att memorera. Vi skrev sedan ner så många ord vi kom ihåg. Några få klarade nio-tio ord, ganska många sju till åtta och några klarade fem-sex ord. Med det ville Lotta bevisa att den så kallade indelningsgränsen ligger på sju plus minus två. Också något som används som riktlinje för gruppering av länkar eller rubrikerpå webbsidor. Hon menar också att vi först läser av etiketter, eller kategorier, när vi öppnar en sida och när vi sedan hittar det vi söker börjar vi läsa detaljer. Det ställer därför krav på att informationen ska vara kategoriserad, logiskt och tydligt strukturerad, visualiserad och ha ett konkret och enkelt språk. Språket ska också ha ett tydligt samband, vara konsekvent och innehålla rätt terminologi. Vad har då det här med SLSO:s nya intranät att göra? När vi nu gör om hela Insidan är det just de här sakerna vi måste tänka på. Inte bara den centrala strukturen utan all information som publiceras, både när det gäller innehåll och sammanhang. Vi måste göra det så enkelt som möjligt för användarna av Insidan att hitta rätt information så snabbt som möjligt. När man väl hittar informationen ska den vara kort, lätta att läsa och täcka allt det viktigaste i ämnet eller Don't make me think som Steve Krug skulle uttrycka det ;) Läs mer om Steve Krug på http://www.sensible.com/ En annan guru inom användbarhet eller användarvänlighet är Jacob Nielsen: http://www.useit.com

Insidan 3.0 - nytt intranät för en effektivare arbetsdag

I morse när jag satte ihop bilder för en presentation av projektet till en grupp webbredaktörer tyckte jag att titeln, Projekt Insidan 3.0, saknade något. Jag tyckte inte att det sade så mycket om projektet så jag lade till: Nytt intranät för en effektivare arbetsdag. I ett tidigt skede av projektet formulerades nämligen ett långsiktigt mål som lyder: Det nya Intranätet ska fungera som ett effektivt arbetsverktyg som underlättar det dagliga arbetet. Ett annat mål säger: Intranätet ska möjliggöra samverkan inom SLSO och den egna verksamheten. Bägge målen handlar om att effektivisera inhämtandet av information och kunskap. Om man får det genom traditionella webbsidor, från administrativa system eller från chattande arbetskollegor spelar ingen roll, det ska vara enkelt och effektivt med ett lättanvänt intranät. Grundförutsättningarna är en bra struktur som är lätt att förstå i kombination med ett bra sökverktyg som hittar i flera källor, inte bara på webbsidor. Med dagens smarta sökmotorer går det både snabbt att hitta det man söker och det är betydligt enklare än förut. Hur gick då presentationen? Jodå, det gick bra. Jag blir lika entusiastisk varje gång jag träffar webbredaktörer som varje dag gör ett hästjobb för att hålla intranätet levande. Utan er, inget intranät, oavsett hur fina tekniska lösningar vi har. Keep up the good spirit!