Intranätet som levande nätgemenskap

Efter två dagars ständigt upprepande av att communities och samverkan mellan användare på Internet är det svårt att inte påverkas. Det framtida Internet är helt styrt av användarna om man skulle drista sig att sammanfatta vad inte bara många föreläsare predikade. Även trenden inom internetvärlden i stort tyder på det.

Arrangören av de två dagarna heter EPiServer, en av de största leverantörerna av publiceringsplattformar i Sverige, och även leverantör till både SLL och SLSO. En publiceringsplattform stödjer en organisation med många redaktörer, i SLSO:s fall 350-400 ungefär, som har behörighet att lägga upp information på fördefinierade sidor. I en community, eller nätgemenskap som det kan kallas på svenska, är det användarna och medarbetarna som kan lägga upp information, diskussioner, bloggar, frågor, bilder, videos m.m. för att få respons från andra. De mest kända i Internet-världen är bland annat Facebook, LinkedIn, YouTube, Twitter, Blogger, Flickr och i Sverige bland annat Bilddagboken, Resdagboken.

Min fråga som jag ställt de senaste tio åren och som jag inte fick något svar på nu heller är: hur kan man skapa en levande nätgemenskap innanför brandväggen, det vill säga på ett intranät? En av föreläsarna hävdade att i framtiden är inte ett företag eller organisation uppdelat i en Internet-del och en intranät-del utan att allt har växt ihop i ett gemensamt ”eko-system”. Dit är det långt tror jag. En del nyare företag och organisationer med nya affärsidéer kommer vara föregångare men för de ”gamla” tar det betydligt längre tid.

För att göra det tydligare och inte blanda ihop begreppen skulle jag vilja göra en grov indelning av information på ett intranät i fyra delar:

1. Styrande information: auktoriserad, beslutad information (ev. också ISO-certifierad). Exempel: visioner, strategier, riktlinjer, policies, instruktioner. Lagras i dokumenthanteringssystem. DMS, Document Management System.

2. Redigerad information: godkänd, strukturerad information. Exempel: organisationsnyheter, meddelanden, notiser, information, fakta. Lagras i publiceringssystemet. CMS, Content Management System.

3. Ostrukturerad information: personliga arbetsrelaterade tankar, åsikter, frågor, idéer, dialoger. Exempel: frågor och svar, diskussionsforum, projektrum, bloggar, wikis. Lagras i system för nätgemenskaper. UGC, User Generated Content.

4. Data: godkänd data som lagras i databaser. Exempel: ekonomisystemet, personregister, register, bildbank. Lagras i databaser. ERP, Enterprise Resource Planning.

I ett väl fungerande intranät finns alla typer av information och data lagrade på olika ställen men åtkomligt från en strukturerad navigering eller från samma gemensamma sökmotor. Och genom att hela tiden ha möjlighet att dela information och kunskap med andra, oavsett var man befinner sig på intranätet, är förutsättningarna goda att göra hela intranätet till en stor nätgemenskap. Kan Projekt Insidan 3.0 bidra med att komma en bit på vägen för att nå dit, har vi kommit väldigt långt.

Veckans tema: EPiServer

SLSO:s intranät Insidan använder idag en väldigt egenutvecklad version av EPiServer av version 4. En del av projekt Insidan 3.0 handlar om att byta publiceringsverktyg till EPiServer CMS 5. CMS står för Content Management System. Hur det ska gå till och vem som ska sköta drift och förvaltning är ännu inte bestämt. Men imorgon tisdag startar två inspirerande EPiServer-dagar med genomgång av det allra senaste inom området. Två dagar fullspäckade med intressanta föreläsare både från EPiServer själva men också konsultbolag, kunder och enskilda specialister. Jag återkommer med en fyllig rapport om dagarna i slutet på veckan och lite funderingar kring vad SLSO kan ta med i projektet.

Idag ska vi träffa vår webbyrå Creuna för att gå igenom ett utkast till konceptöversikt. Mycket av det som de kommer att presentera är givetvis beroende på hur vi sätter upp vår CMS-miljö, det avgör väldigt mycket vad som är möjligt att göra, eller inte göra.

I förra veckan hade jag möjlighet att presentera projektet för alla verksamhetschefer inom psykiatrin. I morgon ska göra samma presentation på cirka 10 min för alla verksamhetschefer inom primärvården och på onsdag är det dags för geriatriken och ASIH. Måndag om en vecka är sista presentationen i den här vändan och då blir det SLSO:s ledningsgrupp. Därmed har alla verksamhetschefer inom SLSO fått en översikt över projektet. I maj räknar jag med att göra samma vända när vi har ett färdigt koncept att presentera.

Det är alltså mycket som händer denna vecka och jag återkommer på torsdag och fredag med en fyllig rapport.

Snabbare, bättre och enklare

Andra halvan av förra veckans webbredaktörsträff ägnades åt diskussioner i mindre grupper. Några frågeställningar var:

• Vad har ni för förväntningar på det nya intranätet?
• Förslag på förändringar i strukturen som ni saknar idag eller som ni tycker borde förbättras.
• Om ni fick välja fritt, vilka funktioner skulle ni vilja ha på det nya intranätet?

Precis som jag skrev om i det förra blogginlägget så vill redaktörerna ha snabbare, bättre och enklare bild- och dokumenthantering och sökfunktion. Förbättrad struktur och menysystem, där dels en fast struktur ska gå att välja, men också att användaren ska kunna välja struktur beroende på yrkesroll och behörighet. Men de vill också ha sådana funktioner som att välja olika textstorlek, färre och bättre val av sidmallar, bättre kalenderfunktion och chatforum. På frågan vad har ni för förväntningar på VS Kommunikation svarade gruppen information, tydlighet och struktur, support när det behövs och att vi ska vara lyhörda, praktiska och konkreta. Täta workshops och tid att lägga över informationen när det är dags att byta från gamla till nya Insidan. Sist men inte minst att vi ska hålla projektets tidplan. Önskemålen och förväntningarna sammanfaller i mångt och mycket med de som vi själva har som arbetar med projektet. Det är också en trovärdighetsfråga, gör vi en sådan här omfattande omgörning av Insidan är det viktigt att det inte drar ut på tiden och att det blir bra. Vi har varken tid eller råd att göra om igen om det, mot förmodan, inte blir bra. Så jag lovar, jag ska göra allt vad som står i min makt för att göra nya Insidan precis så bra som alla förväntar sig, och helst lite bättre.

Lyckad träff med webbredaktörena

I fredags träffade jag, Ulrika Edlund och Karin Karlsson från verksamhetsstöd Kommunikation 50 webbredaktörer från hela SLSO:s verksamhet. Det blev intressanta frågor och diskussioner när jag presenterade projektet som ska ge oss nya Insidan. Många av frågorna handlar om det som inte är så bra idag och som vi räknar med att rätta till i det nya intränätet: sökfunktionen, dokumenthantering, publiceringsverktyget bland annat. Men också hur den gamla informationen ska flyttas över i det nya systemet. Exakt hur vi kommer att lösa alla förväntningar och önskemål vet vi inte riktigt ännu eftersom det saknas några viktiga förutsättningar men det är viktigt att lösa det för att projektet ska bli trovärdigt.

Karin, som ska arbeta med utveckla nätverket av redaktörer, lockade fram mera diskussioner i mindre grupper. I morgon ska vi sammanställa dem och jag återkommer senare i veckan med vad som kom ut av samtalen.

Mötet i fredags fick oss också att redan nu börja fundera på hur utbildning och överföring av information ska gå till i pilotverksamheterna och så småningom i alla verksamheter. Tre tillfällen i maj är bokade för pilotverksamheterna och sedan fortsätter vi i september och fortsätter hela hösten. Nästa möte för webbredaktörerna är planerad till 8 maj.